Digitalisierung, Automatisierung und KI – dort, wo sie Arbeit abnehmen.
Keine Buzzwords, sondern konkrete Abläufe: E-Rechnung, automatische Belegverarbeitung, Freigabe-Workflows und KI-Funktionen im ERP. Wir bauen Ihre Prozesse nicht einfach nach – wir machen sie effizienter.
E-Rechnung: Pflicht seit 2025 – und ein guter Anlass aufzuräumen.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Versand greift ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € und ab dem 1. Januar 2028 für alle. Zulässig sind strukturierte Formate nach EN 16931 wie XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) – ein reines PDF ist keine E-Rechnung mehr.
Odoo und SAP unterstützen diese Formate. Bei den Odoo-Lösungen, die wir bauen, ist E-Rechnungsfähigkeit Standard. Entscheidend ist die Einrichtung: Stammdaten, Steuercodes, Postfächer, Prüf- und Freigabeschritte. Wir richten den Rechnungsein- und -ausgang so ein, dass die Pflicht erfüllt ist und gleichzeitig manuelle Arbeit wegfällt.
Der eigentliche Gewinn liegt hinter der Pflicht: Eine strukturierte Rechnung muss niemand mehr abtippen. Das System liest Positionen, Beträge und Steuersätze direkt ein, gleicht sie mit Bestellung und Wareneingang ab und legt nur noch die Abweichungen zur Prüfung vor.
Diese Angaben sind eine allgemeine Sachinformation und ersetzen keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall.
In vier Schritten startklar für die E-Rechnung.
Bestandsaufnahme im Rechnungslauf
Wie kommen Rechnungen heute ins Haus, wie gehen sie raus? Wir schauen uns Postfächer, Formate, Freigabewege und Stammdaten an.
Empfang sauber aufsetzen
Der Empfang ist bereits Pflicht. Wir richten ein zentrales Rechnungspostfach ein, lassen XRechnung und ZUGFeRD automatisch einlesen und regeln, wer was prüft und freigibt.
Versand vorbereiten
Bevor die Versandpflicht für Sie greift, bringen wir Kundenstammdaten, Steuerkennzeichen und Rechnungslayouts in Form. Ihre Ausgangsrechnungen entstehen dann direkt im passenden Format.
Testen und einschalten
Wir testen mit echten Belegen und ausgewählten Geschäftspartnern. Erst wenn Buchhaltung und Fachabteilung zufrieden sind, wird umgestellt.
Wiederkehrende Arbeit gehört ins System, nicht auf den Schreibtisch.
Dokumentenerkennung
Eingangsrechnungen, Lieferscheine und Bestellungen werden per OCR und KI ausgelesen, Lieferanten und Positionen vorgeschlagen, Belege automatisch zugeordnet. Ihr Team prüft nur noch, was das System nicht sicher erkennt.
Workflow-Automatisierung
Freigaben nach Betrag und Kostenstelle, Erinnerungen, automatische Folgebelege, Eskalationen – definiert in Odoo oder im SAP-Workflow, ohne Zettelwirtschaft. Jeder Vorgang zeigt, bei wem er gerade liegt.
Systemintegration
Shop, EDI, Banken, DATEV, Zeiterfassung, Maschinen: Daten fließen automatisch, statt mehrfach erfasst zu werden. Wo bereits SAP läuft, verbinden wir beide Systeme, statt eines zu ersetzen.
KI-Assistenten im ERP
Texte für Angebote und Antworten vorformulieren, Belege klassifizieren, Anomalien in Buchungen erkennen, Bedarfe prognostizieren – mit Prüfung durch Ihre Mitarbeiter:innen. Auf Wunsch ist KI von Beginn an mit an Bord, nicht erst als späteres Zusatzprojekt.
Was das in Ihren Abteilungen konkret bedeutet.
Einkauf: Nachbestellen ohne Listen
Unterschreitet ein Artikel den Mindestbestand, erzeugt das System einen Bestellvorschlag beim hinterlegten Lieferanten. Auftragsbestätigungen werden dem Vorgang zugeordnet, Terminabweichungen fallen sofort auf.
Vertrieb: von der Anfrage zum Auftrag
Aus der Anfrage wird mit wenigen Klicks ein Angebot, aus dem Angebot der Auftrag – ohne erneute Eingabe. Wiedervorlagen erinnern ans Nachfassen, und der Kunde kann online bestätigen.
Lager: Scanner statt Papier
Wareneingänge und Kommissionierung laufen per Scanner statt über Papierlisten. Bestände stimmen in Echtzeit, Lieferscheine und Versandetiketten entstehen im selben Schritt.
Buchhaltung: Abgleich läuft von allein
Kontoauszüge werden automatisch abgerufen und mit offenen Posten abgeglichen. Mahnläufe starten nach Ihren Regeln, und die Übergabe an die Steuerberatung funktioniert ohne Sammelordner.
KI im ERP: nüchtern betrachtet.
KI ist kein Ersatz für saubere Prozesse, aber ein guter Verstärker. Aktuelle Odoo-Versionen und SAP bringen KI-Funktionen mit; zusätzlich lassen sich Sprachmodelle über Schnittstellen anbinden. Sinnvoll ist das dort, wo heute Menschen Routinetexte lesen, sortieren oder abtippen.
Genauso offen sagen wir, wo KI nichts bringt: bei unsauberen Stammdaten, bei Abläufen, die sich mit einer einfachen Regel lösen lassen, und bei Entscheidungen, für die jemand Verantwortung tragen muss. Eine feste Freigaberegel ist oft billiger, schneller und verlässlicher als jedes Modell.
Wir prüfen vorab, ob der Nutzen den Aufwand rechtfertigt, welche Daten das Modell sehen darf und wo es betrieben wird – auf Wunsch in der EU oder lokal. Ergebnisse bleiben nachvollziehbar und werden von Ihren Mitarbeiter:innen freigegeben.
- Datenschutz und Betriebsort vor Toolauswahl
- Kleine Anwendungsfälle mit messbarem Effekt zuerst
- Erst Stammdaten und Prozess, dann KI
- Mensch prüft, System schlägt vor
Vom Prozess zur Automatisierung.
Prozesse aufnehmen
Wir gehen die wiederkehrenden Abläufe mit Ihrem Team durch und messen, wo Zeit verloren geht. Am Arbeitsplatz, nicht im Besprechungsraum.
Potenziale bewerten
Je Ablauf: Aufwand, Nutzen, Risiko, Datenschutz. Daraus entsteht eine priorisierte Liste. Sie entscheiden, womit wir anfangen.
Umsetzen und messen
Wir richten die Automatisierung ein, testen mit Echtbelegen und vergleichen Kennzahlen vorher und nachher. Ihre Mitarbeiter:innen werden direkt am eigenen Vorgang geschult.
Ausbauen
Was funktioniert, wird auf weitere Bereiche übertragen. Was nicht trägt, wird zurückgebaut.
Was uns Mittelständler am häufigsten fragen.
Auf Dauer nicht. Ein reines PDF gilt nicht mehr als E-Rechnung. Gefordert ist ein strukturiertes Format nach EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Empfangen können müssen Sie solche Rechnungen schon seit 2025; die Versandpflicht folgt je nach Umsatz ab 2027 oder 2028.
Nein. Oft reicht es, vorhandene Funktionen sauber einzurichten oder ein einzelnes Odoo-Modul zu ergänzen – Odoo lässt sich schon mit einem einzigen Modul produktiv betreiben. Und wo SAP im Einsatz ist, verbinden wir beide Systeme.
Das klären wir, bevor ein Werkzeug ausgewählt wird: welche Daten das Modell sehen darf, wo es betrieben wird und wer Zugriff hat. Auf Wunsch läuft es in der EU oder lokal bei Ihnen.
Nein. Sie nimmt ihnen Routine ab: lesen, sortieren, vorformulieren. Geprüft und entschieden wird weiterhin von Menschen.
Mit dem Ablauf, der Ihr Team heute am meisten Zeit kostet – häufig der Rechnungseingang. Im Erstgespräch gehen wir Ihre Situation durch und sagen Ihnen offen, was sich lohnt und was nicht.
Welche Abläufe kosten Ihr Team am meisten Zeit?
In 30 Minuten klären wir, wo Sie stehen, was sich lohnt und wie ein sinnvoller nächster Schritt aussieht. Unverbindlich und ohne Folien-Show.