ERP für Lebensmittel: Charge, Haltbarkeit und Rezeptur im Griff.
Lebensmittelbetriebe verbinden Fertigung und Handel: Rezepturen und Chargen auf der einen Seite, Handelskunden, EDI und Aktionen auf der anderen. Wir bilden beides in einem System ab – damit die Frage nach einer Charge in Minuten beantwortet ist, nicht in Tagen.
Woran es bei Lebensmitteln meist hakt.
Der Anruf kommt am Donnerstag um vier: Ein Lieferant meldet ein Problem mit einer Rohstoffcharge. Jetzt zählt jede Stunde. In welchen Produkten steckt sie? Was ist schon ausgeliefert, und an wen? Wer das aus Listen und Lieferscheinen zusammensuchen muss, hat ein langes Wochenende vor sich.
Dazu kommt der Alltag zwischen zwei Welten: In der Produktion zählen Rezeptur, Ausbeute und Haltbarkeit, im Vertrieb Listungen, Aktionen und die EDI-Vorgaben der Handelsketten. Beides muss zusammenpassen – jeden Tag.
Das hören wir in Gesprächen am häufigsten:
- Chargen und Mindesthaltbarkeit werden in Listen statt im System geführt – ein Rückruf kostet Tage
- Rezepturen mit Ausbeuten, Schwund und Nebenprodukten passen nicht in Standard-Stücklisten
- Preis- und Konditionsmodelle des Handels (Listung, Aktionen, Boni) werden manuell nachgehalten
- EDI-Bestellungen und Lieferavise der Handelsketten laufen über Umwege
- Qualitätsnachweise für IFS, BRC oder HACCP liegen verstreut in Ordnern
- Kühlkette, Lagerzonen und FEFO (first expired, first out) sind im Lager nicht abgebildet
Odoo- und SAP-Bausteine für Lebensmittel.
Je nach Schwerpunkt greifen wir auf die Bausteine aus Fertigung und Handel zurück – ergänzt um das, was Lebensmittel besonders macht. Im Konzern läuft Odoo als Werks- oder Vertriebssystem neben SAP, mit Abgleich von Chargen, Stammdaten und Buchungen.
Chargen & Rückverfolgung
Chargennummern und Mindesthaltbarkeit an jedem Wareneingang, jeder Produktion und Lieferung – Rückverfolgung vom Rohstoff bis zum Kunden in Sekunden. Im Ernstfall wissen Sie, welche Kunden betroffen sind – und welche nicht.
Rezepturen & Ausbeuten
Rezepturen als Stücklisten mit Ausbeute, Schwund, Nebenprodukten und Verpackungsstufen; Produktionsaufträge mit Chargenbildung und Etikettendruck. Je Produktionslauf sehen Sie, was geplant war und was tatsächlich verbraucht wurde.
Lager mit FEFO & Haltbarkeit
Entnahme nach Ablaufdatum (FEFO), Lagerzonen für Kühl- und Trockenware, Sperrung abgelaufener Chargen, Barcode-Scanner im Lager. Welche Charge zuerst raus muss, schlägt das System vor – nicht das Bauchgefühl.
EDI & Handelsanbindung
Bestellungen, Lieferavise und Rechnungen per EDI mit Handelsketten und Großhandel; Stammdatenabgleich über GTIN und Listungen. Was Ihre Handelspartner verlangen, klären wir vorab und binden sie über Schnittstellen an.
Preislisten, Konditionen & Boni
Kundenspezifische Preislisten, Aktionszeiträume, Rückvergütungen und Jahresboni im System statt in Nebenrechnungen. So wissen Sie auch nach der Aktion noch, was am Artikel tatsächlich verdient wurde.
Qualität & Audits
Prüfpläne, Wareneingangs- und Endkontrollen, Allergen- und Nährwertangaben am Artikel, Dokumentation für IFS, BRC und HACCP. Beim Audit hängen die Nachweise am Vorgang, statt in Ordnern verteilt zu sein. Das ersetzt keine Zertifizierung, macht die Vorbereitung aber deutlich entspannter.
Ein Rückverfolgungstest – vorher und nachher.
Vorher: Der Auditor nennt eine Rohstoffcharge und bittet um die Rückverfolgung. Die Qualitätssicherung holt Ordner, die Produktion sucht die Protokolle der betroffenen Tage, der Vertrieb gleicht Lieferscheine ab. Am Abend steht eine Liste – mit Lücken, weil eine Umlagerung im Lager nur auf Papier stand.
Nachher: Die Charge wird im System aufgerufen. Sichtbar ist, in welche Produktionsläufe sie geflossen ist, welche Fertigwarenchargen daraus entstanden sind und welche Kunden sie erhalten haben. Restbestände werden gesperrt, und die Liste der betroffenen Lieferungen ist fertig, bevor der Kaffee kalt ist.
Das Beispiel ist bewusst allgemein gehalten und keine Kundenreferenz. Wie es bei Ihnen aussieht, klären wir im Gespräch.
So gehen wir vor.
Analyse
Wir verfolgen ein Produkt durch Ihren Betrieb – vom Rohstoffeingang über Produktion und Lager bis zur Lieferung an den Handelskunden. Vor Ort oder remote. Ergebnis: eine klare Liste, was gut läuft und wo es hakt.
Konzept
Sie erhalten einen Lösungsvorschlag: wie Chargen und Mindesthaltbarkeit geführt werden, wie Rezepturen aufgebaut sind, welche Handelspartner per EDI angebunden werden, in welcher Reihenfolge und mit welchem Aufwand. Keine Blackbox, keine Überraschungen.
Umsetzung
Wir setzen in kurzen Etappen um – zum Beispiel erst das Lager mit Chargen und Mindesthaltbarkeit, dann Produktion und EDI. Ihre Key-User testen mit echten Rezepturen, und ein Rückverfolgungstest gehört vor dem Go-live zur Abnahme. Schulungen gehören dazu.
Betrieb
Nach dem Go-live bleiben wir ansprechbar: Support, neue Listungen, weitere Handelspartner und Updates. Kleine Anpassungen erledigen wir ganz „hands on“, ohne lange Wartezeiten.
Was Lebensmittelbetriebe uns vor dem Start fragen.
Odoo führt Chargen und Mindesthaltbarkeit durchgängig vom Wareneingang über die Produktion bis zur Lieferung, sodass sich die Rückverfolgung in beide Richtungen abrufen lässt. Welche Nachweise Ihr Standard im Detail verlangt, gehen wir in der Analyse mit Ihrer Qualitätssicherung durch.
Meistens ja. Odoo-Stücklisten kennen Nebenprodukte, mehrstufige Aufbauten und Verpackungsstufen; Ausbeute und Schwund bilden wir darauf ab. Wo Ihre Rezeptur mehr verlangt, sagen wir offen, ob eine Anpassung nötig ist.
Nein. Odoo läuft schon mit einem einzigen Modul produktiv. Sie können zum Beispiel mit Lager und Chargenführung starten und Produktion, EDI und Konditionen in weiteren Etappen ergänzen. Das Tempo bestimmen Sie.
Artikel, Rezepturen, Kunden, Preislisten und Konditionen übernehmen wir strukturiert. Bestände werden zum Stichtag mit Charge und Mindesthaltbarkeit erfasst – so ist die Rückverfolgung ab dem ersten Tag im neuen System lückenlos.
Ja. Odoo läuft als Werks- oder Vertriebssystem neben SAP; Chargen, Stammdaten und Buchungen werden abgeglichen. So holen Sie das Beste aus beiden Welten heraus – mehr unter SAP und Odoo.
Wie sicher ist Ihre Rückverfolgung heute?
In 30 Minuten klären wir, wo Sie stehen, was sich lohnt und wie ein sinnvoller nächster Schritt aussieht. Unverbindlich und ohne Folien-Show.